Vrijwilligersbeleid Urmondia

  1.  Doelstellingen RKVV Urmondia
  2.  Organisatie en beleid
  3.  Functies bij Urmondia
  4.  Functiebeschrijvingen
  5.  Rechten en plichten voor vrijwilligers bij Urmondia
  • Verzekeringen
  • Vergoedingen

 


DECEMBER 2014

Dit document beoogt niet volledig te zijn maar is een groeidocument. Met regelmaat zullen aanvullingen, herzieningen plaatsvinden, te beoordelen door het Algemeen Bestuur (AB). Het document is openbaar en beschikbaar via de website.

1 Doelstellingen RKVV Urmondia

Uit het beleidsplan KNVB:

  • Voetbal is verbinden. Voetbal verbindt alle liefhebbers van het spel en speelt en daardoor speelt het voetbal een verbindende rol in de samenleving.
  • Voetbal is plezier. Het voetbalplezier onder alle voetballiefhebbers moet toenemen.
  • Voetbal is voor iedereen.

En meer in het bijzonder voor Urmondia:

We willen, zeker voor onze jeugd, een maatschappelijke rol vervullen in onze dorpsgemeenschap.

We doen dit op basis van vrijwilligers. De basis van een goed functionerende voetbalvereniging wordt gevormd door de vrijwilligers. Taakomschrijvingen zijn belangrijk voor zowel behoud als werving van vrijwilligers. Een taakomschrijving vergroot de duidelijkheid wat van vrijwilligers verwacht mag worden. Het geeft aan wie precies wat doet en wie verantwoordelijk is voor bepaalde zaken. Een taakomschrijving geeft inzicht in wat iemand moet kunnen en willen om de betreffende functie uit te oefenen. Als je een functie als vrijwilliger uitoefent betekent het dat je dit vrijwillig doet maar het betekent niet dat het ook vrijblijvend is. In deze notitie wordt aangegeven wat voor de meest voorkomende functies in een voetbalvereniging de taken en verantwoordelijkheden zijn. Natuurlijk is het mogelijk dat bepaalde functies door meer dan één vrijwilliger of dat meerdere functies door één persoon worden uitgevoerd. Kortom, het gaat hier om standaardomschrijvingen die op basis van afspraken op de maat van de vrijwilliger kunnen worden gemaakt. Verder gaan de omschrijvingen ervan uit dat de functies niet solitair worden uitgevoerd maar telkens in samenwerking met een aantal andere personen binnen de vereniging (gedeelde verantwoordelijkheid). Ook kunnen/moeten verbindingen worden gelegd tussen functies binnen het senior- en het jeugdbeleid. Voetbaltechnische zaken zijn natuurlijk bij uitstek het voorbeeld waarbij een verstrengeling van werkzaamheden moet plaatsvinden. Verder zullen we geen geldelijke vergoedingen koppelen aan voetballen of vrijwilliger zijn bij Urmondia tenzij hierover in het AB expliciet besluiten worden genomen.


2 Organisatie en beleid

2.1 Algemeen

De organisatie van de vereniging RKVV URMONDIA kent een open structuur en een open transparante communicatie naar kaderleden, vrijwilligers, leden, ouders van jeugdleden, sympathisanten, sponsoren en externe instanties en is volledig gebaseerd op vrijwilligers behoudens de functies waarvoor expliciet een overeenkomst wordt vastgelegd.

In de organisatie is de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de taken stevig gedelegeerd naar kaderleden/vrijwilligers waarbij wel steeds zo nodig verantwoording aan het AB wordt afgelegd, welke op hun beurt weer verantwoording aflegt aan de Algemene Leden Vergadering, de ALV. De wijze waarop, is in het Huishoudelijk Reglement en Statuten vastgelegd.

De taakstelling van iedere vrijwilliger wordt zo duidelijk mogelijk aangegeven. Het uitvoeren van deze taken vindt bovendien altijd plaats in samenhang met het kunnen beschikken over de financiële middelen, die daarvoor bestemd zijn, vastgelegd in de jaarlijkse begroting welke de door de ALV is goedgekeurd.

2.2 Zeggenschap 

De primaire zeggenschap binnen de vereniging ligt bij de leden in de ledenvergadering, die minstens eenmaal per jaar, door het Algemeen Bestuur bijeen wordt geroepen.

Op deze bijeenkomsten moeten minimaal besluiten genomen worden over:

  • De samenstelling van het AB.
  • De benoeming van de voorzitter.
  • De financiële verantwoording van afgelopen jaar.
  • De begroting voor het komend jaar.
  • De samenstelling van de kascontrolecommissie.
  • Het aangaan van externe (financiële) verplichtingen.
  • Het wijzigen van de statuten en huishoudelijk reglement.

Alle leden hebben toegang tot de ALV en hebben daarin ieder een stem.

De vereniging is er voor haar leden. De behoeften en interesses van de meerderheid van de leden staan hierbij centraal.

2.3 Structuur

De vereniging kent naast de ledenvergadering, als hoogste besluitorgaan het Algemeen Bestuur (het AB).

Dit AB is verantwoordelijk voor de totale organisatie van de vereniging, evenals de besluiten die hiervoor genomen moeten worden.

Er zijn verder uitvoerende niveaus binnen de organisatie van de vereniging in te stellen door het AB, in ieder geval Jeugdafdeling, Voetbaltechnische Zaken Senioren . Het AB benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

2.4 Het Algemeen Bestuur

Onder het Algemeen Bestuur valt:

  • De algemene leiding van zaken;
  • De uitvoering van de door de ALV genomen besluiten;
  • Toezicht op de naleving van de statuten en reglementen;
  • Benoeming, schorsing en ontslag van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging.

Het Algemeen Bestuur vergadert ten minste 10 maal per jaar volgens een vooraf vastgesteld rooster. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 3 (tenzij anders in de statuten is bepaald) leden van het bestuur dat wensen. Het bestuur vergadert in principe op de 1ste  maandag van de maand.

Uitvoerende taken:

  • Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Over personen wordt schriftelijk gestemd tenzij unaniem anders wordt besloten, terwijl over zaken mondeling gestemd kan worden. Besluiten worden bij meerderheid van stemmen genomen.

  • Het AB staat voor het uitvoeren van het bestuurlijke, financieel beleid en voetbaltechnische beleid van de vereniging en neemt alle beslissingen in hoofdlijnen, die er toe leiden dat dit tot tevredenheid van de leden gebeurt en zoals bepaald door de ALV.

Het AB functioneert op basis van een doorlopende besluitenlijst en actiepuntenlijst, vast te leggen door de Secretaris. Samenvattingen van de genomen besluiten kunnen worden gepubliceerd op de website van Urmondia.

Delegeren van verantwoordelijkheden vindt in ruime mate plaats. Om deze reden is het belangrijk dat er een logische taakverdeling is en een goede beschrijving van alle taken vastligt. Voor een uniforme beleidsvoering en een toereikende coördinatie is het belangrijk dat besluiten rond beleid zo veel als mogelijk unaniem genomen worden en de uitwerking ervan te delegeren. Dit lukt alleen indien permanent een voldoende openheid naar kader en leden wordt betracht.

Het AB is verantwoordelijk voor een toereikend wervings- en waarderingsbeleid voor vrijwilligers. Het is tevens verantwoordelijk voor alle externe contacten, voor zover dit niet expliciet een taak is van MSU, de stichting waarvan Urmondia het complex in onderhuur heeft en waarmee een integraal huurcontract is afgesloten. De voorzitter van Urmondia is uit hoofde van zijn functie lid van het stichtingsbestuur MSU.

Voor het aangaan van contracten en duurdere aankopen boven €.150, 00  zijn steeds twee handtekeningen noodzakelijk tenzij anders besloten,  zoals inkoop voor kantine.

Ieder lid van de vereniging, evenals externe belanghebbenden, kunnen overleg plegen met het AB op een van haar bijeenkomsten. Telefonische aankondiging hiervan vooraf is, in verband met een eventuele voorbereiding hierop, aan te bevelen.

2.5 Dagelijks Bestuur (DB)

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het (laten) uitvoeren van de beleidsvoorbereidende werkzaamheden en het (laten) uitvoeren van de door het AB genomen besluiten, in zoverre de uitvoering hiervan niet bij één van de AB-leden is neergelegd.

Dit betekent in de praktijk:

  • Het voorbereiden van de bijeenkomsten van het AB en de ledenvergaderingen.
  • Het voorbereiden van bestuurlijke besluiten en deze ter discussie of ter vaststelling voorleggen aan het AB.
  • Het toezien op een goede uitvoering van de besluiten van het AB en de ledenvergaderingen.
  • Het vertegenwoordigen van de vereniging extern voor zover dit niet expliciet ook bij overige AB leden is neergelegd.
  • Het initiëren van activiteiten welke moeten gebeuren in het kader van een steeds verdere optimalisatie van de organisatie van de vereniging.

Het dagelijks bestuur bestaat uit 4 personen:

  • voorzitter
  • plaatsvervangend voorzitter
  • secretaris
  • penningmeester

Het DB komt bijeen indien dit noodzakelijk wordt geacht.

De voorzitter, secretaris en penningmeester vertegenwoordigen de vereniging in juridische zin.

Ieder lid van de vereniging, evenals externe belanghebbenden kunnen overleg plegen met het DB op een van haar bijeenkomsten. Telefonische aankondiging hiervan vooraf is, in verband met een eventuele voorbereiding hierop, aan te bevelen.

2.6 Commissies/werkgroepen

Voor bepaalde werkzaamheden kan het AB een aparte commissie c.q. werkgroep instellen met daarbij het aangeven van taken en bevoegdheden .

Alle commissies en werkgroepen rapporteren aan het AB via het doorsturen van de notulen van hun bijeenkomsten, rapporten dan wel verslaglegging.

Het AB rapporteert aan de betreffende commissies via hun vertegenwoordiger in het AB, alsmede via de door het AB gehanteerde doorlopende besluitenlijst.

  • Het jaarlijkse Jeugdtoernooi opereert als een Commissie.
  • Het wekelijkse klein onderhoud wordt door de werkgroep Onderhoud uitgevoerd.
  • De werkgroep ACCU, Activiteiten Commissie Urmondia voor de jeugd is een permanent opererende werkgroep.

DAGELIJKS BESTUUR

Voorzitter

Harry Govers

Secretaris

Melvin Schmitz

Penningmeester

Hub Verhoef

Plaatsvervangend voorzitter

Jack Bergevoet

OVERIGE BESTUURSLEDEN

Coördinator Accommodatiebeheer

Jack Bergevoet

Coördinator Jeugdzaken

Paul v. Binsbergen

Coördinator Voetbaltechnische Zaken

Mark Golsteyn

Coördinator Activiteiten

Rob Janssen

Coördinator Sponsorzaken  Wouter Lindeman

Elke bestuurder is tevens coördinator bij de uitvoering van de aan hem toebedeelde werkzaamheden/taken

WEDSTRIJDSECRETARIAAT

Wedstrijdsecretaris senioren

Raymond Webers

Wedstrijdsecretaris jeugd

Jacco teeuwen

BEHEER ACCOMMODATIE, INVENTARIS EN MATERIALEN

Bestuurder beheer accommodatie

Jack Bergevoet

Vrijwilligers uitvoering en coördinatie onderhoud

Thei Peerlings

Wil Demandt

Ger Strorcken

Jan Wagemans

Vrijwilligers uitvoering terreinbeheer

John Bons

Schoonmaken kantine en keuken

Connie Douma

Schoonmaken kleedlokalen

Karlie Glaesmakers

Marchien Glaesmakers

 Wassen sporttenues Els Wagemans

JEUGDZAKEN

Bestuurder jeugdzaken

Harrie Govers

Jeugdleiders

VOETBALTECHNISCHE ZAKEN

Bestuurder voetbaltechnische zaken

Mark Golsteijn

Hoofdtrainer RKVV Urmondia

Bart Knols

Masseur

Fysiotherapeut

Leiders U1

Joep Westbroek

Maurice Hermans

Raymond Cremers,  Jos Gransier.

Raymond Webers( plaatsvervangend)

Trainer U2

Mark Golsteijn

Begeleider U2 Rob Janssen

Begeleider U3

Erwin Maessen

Hans Hendrix

Begeleider U4

Roy Jeuken

Begeleiding Veteranen

Jos Gransier

Hoofd jeugdopleiding

Stefan Coenen

Grensrechters

Jean Wagemans

PUBLIC RELATIONS EN COMMUNICATIE

Bestuurder PR en Communicatie

Melvin Schmitz, Raymond Cremers

Webmaster Urmondia

Hen Breuls

Clubscheidsrsrechters

  • Martin Hermans
  • Tom Beckers
  • Hay Heynen

reserve:

  • Pascal Dassen
  • Peter Quaedvlieg

NEVENAKTIVITEITEN

Bestuurder nevenactiviteiten

Rob Janssen

Activiteitencommissie Jeugd (ACCU)

KANTINEBEHEER

Bestuurder kantinezaken

Hub Verhoef

Beheerder kantine

John en Betsie Bosch

Vrijwilligers kantine

Miranda Jeukens

John Martens

Harry Govers

Diny Govers

Eric v Hees

Diana Lahoye

Els Wagemans

Bep Bakker

VRIJWILLIGERSZAKEN

Bestuurder vrijwilligerszaken

Harry Govers

Stichting MSU

  • John Bosch secretaris, contacten gemeente
  • Harm Salemink, penningmeester
  • Harry Govers, voorzitter

3 Functies bij Urmondia

3.1 Bestuur

  • Voorzitter
  • Secretaris
  • Penningmeester
  • Coördinator Voetbaltechnische Zaken Senioren
  • Coördinator Jeugdzaken
  • Coördinator Accommodatiebeheer
  • Coördinator Sponsoring
  • Coördinator Activiteiten
  • Coördinator PR-Media
  • Coördinator Kantinebeheer

3.2 Terreinbeheer

  • Terreinmeester
  • Onderhoudsploeg
  • Klein onderhoud

3.3 Jeugdzaken

  • Jeugdleiders
  • Hoofd Jeugdopleiding
  • ACCU
  • Wedstrijdsecretaris jeugd

In het document Werkgroep samenwerking jeugdafdeling Urmondia-IVS vindt u een overzicht van de taakverdeling van de leden van de werkgroep samenwerking jeugdafdelingen RKVV Urmondia en RKVV IVS zoals deze is vastgelegd op de werkgroep vergadering van 6 januari 2015.

3.4 Voetbaltechnische zaken senioren

  • Trainer
  • Assistent trainer
  • Masseur
  • Elftalleiders
  • Grensrechters
  • Medische verzorger(s)
  • Wedstrijd secretaris senioren
  • Clubscheidsrechters

3.5 Kantinebeheerder(s)

  • Buffetpersoneel
  • Keukenpersoneel

3.6 PR-media

  • Websitebeheerder
  • Fotograaf/wedstrijdverslaglegging

3.6 Overig

  • Schoonmaken kantine/keuken
  • Wassen tenues
  • Schoonmaken kleedlokalen

3.7 Stichtingsbestuur MSU

  • Voorzitter
  • Penningmeester
  • Secretaris

4 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

4.1 Taakstelling voorzitter

  • De voorzitter zal, als motor in de beleidsvoorbereiding, oog moeten hebben voor datgene dat in de samenleving plaatsvindt en dat van invloed kan zijn op het functioneren van onze vereniging. Een eigentijdse voorzitter zal zich dus, min of meer continu, moeten oriënteren op de plaats die de eigen sportvereniging in de samenleving zal moeten innemen.
  • Richting geven aan de uitvoering van het overeengekomen bestuurlijk beleid in hoofdlijnen.
  • Leiding geven aan de bijeenkomsten van het AB en het DB.
  • Leiden van de bijeenkomsten van de ledenvergaderingen.
  • Algehele coördinatie van het functioneren werkgroepen.
  • Zorgdragen voor het opstellen van de agenda van de bijeenkomsten van het DB en AB.
  • Vertegenwoordigen van de vereniging in regionale bijeenkomsten van de KNVB, de NKS en andere (sport)platforms in de regio.
  • Het coördineren van vrijwilligersbeleid via een persoonlijke benadering door belangstelling te wekken voor het accepteren van een eenduidige functie, die goed past bij deze persoon.
  • Het registreren van alle binnen de vereniging beschikbare functies en de bezetting hiervan.
  • Het streven naar behoud van kaderleden door het opstellen van een waarderingsbeleid voor waardering van alle kaderleden, evenals het verstrekken van interne onderscheidingen.
  • Onderhouden van contacten met overheidsinstanties.

4.2 Taakstelling secretaris

  • Coördineren van de inkomende en uitgaande correspondentie. Hierbij laat hij/zij deze documenten, of kopieën hiervan, op toereikende wijze naar bestuursleden AB/DB/coördinatoren toezenden.
  • Notuleren van de bijeenkomsten van het AB en de ledenvergaderingen.
  • Coördinatie van de uitvoering van een toereikende ledenadministratie.
  • Coördineren van de zorg voor archivering van alle van belang zijnde documenten.
  • Het maken van het jaarverslag aan het eind van ieder seizoen.
  • Beheren van het postadres van de vereniging en zorgen voor doorzending van de verenigingspost naar de personen en/of de organen voor wie deze post bestemd is.
  • Behandelen van ingekomen stukken.
  • De dagelijkse correspondentie van de vereniging voeren.
  • Verzorgen van het bijeenroepen van vergaderingen, de agenda en vergaderstukken voor de algemene ledenvergadering en periodieke bestuursvergaderingen.
  • Verzorgt de verslaglegging van deze vergaderingen.
  • Ondertekenen, verzenden en het bewaren van een afschrift van stukken namens het bestuur.
  • Bijhouden van het verenigingsarchief en het beheren van officiële stukken zoals hypotheekstukken, contractstukken, oprichtingsakten voor zover beschikbaar.
  • Zorgen voor up to date houden van de statuten en huishoudelijk reglement.
  • Houdt een voor leden toegankelijke lijst bij, waarin de namen en adressen van alle leden van verdienste en ereleden zijn opgenomen, voor zover beschikbaar.
  • Kennisnemen van voorschriften van de KNVB en de gemeentelijke verordeningen en andere bepalingen.
  • Mutaties van nieuwe en gestopte bestuursleden tijdig doorgeven aan de Kamer van Koophandel in overleg met de penningmeester.

(Voor de bovengenoemde taken kan de secretaris zich door een ander laten vertegenwoordigen.)

4.3 Taakstelling penningmeester

  • Verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening, de balans, evenals de begroting van ieder nieuw seizoen. Deze worden uiterlijk in augustus van ieder jaar vastgesteld door het AB en uiterlijk in september van ieder jaar voorgelegd aan de ALV.
  • Beheert de financiële middelen en draagt zorg voor het hierbij horende betalingsverkeer.
  • Voert uit en/of houdt toezicht op het uitvoeren van de gehele financiële administratie.
  • Bewaakt de exploitatie op overschrijdingen.
  • Draagt zorg voor het laten innen van de entreegelden en seizoenkaarten.
  • Zorgen voor een goede structuur voor het verkrijgen van de inkomsten van de vereniging en de bewaking van de inkomstenstromen.
  • Een toereikende structuur voor het doen van betalingen.
  • Het verstrekken van kwartaaloverzichten over het financiële beheer.
  • De bestaande regels voor de contributie-inning goed laten functioneren.
  • De contributie-inning maximaal laten geschieden via automatische afdrachten.
  • Controle op contributiebetalingen.
  • De (financiële) controle bij overschrijvingen van spelers.
  • Zorg dragen voor alle door het bestuur goedgekeurde uitgaven.
  • Voert bij de functie behorende briefwisselingen, ondertekent deze. Voor het archief van belang zijnde stukken dienen in handen te worden gesteld van het secretariaat.
  • Voorafgaand aan de ALV begrotingsposten: exploitatie kantine en sponsoring afstemmen met verantwoordelijke commissies en/of personen.
  • Verslag uitbrengen op de ALV van het beheer van de geldmiddelen en een begroting indienen voor het komende verenigingsjaar.
  • De kascommissie inzage geven in alle bescheiden en middelen en alle gewenste informatie verstrekken.
  • Belast (al dan niet via een ledenadministrateur) met de volledige ledenadministratie van de vereniging.
  • Toetst de financiële voorwaarden in de contracten met derden of deze conform de geformuleerde uitgangspunten zijn.
  • Geeft per kwartaal aan het AB een overzicht van baten en lasten gerelateerd aan de goedgekeurde begroting.
  • Verzorgt in samenwerking met de secretaris de inning van de boetes voor gele- en rode kaarten voor zover dit niet door de technische staf gebeurt.
  • Voor de bovengenoemde taken kan de penningmeester zich door een ander laten vertegenwoordigen.
  • Tekent na goedkeuring van het bestuur, samen met de voorzitter, sponsorcontracten.
  • Archiveert alle originele sponsorcontracten.
  • Archiveert alle lopende verzekeringen.

4.4 Taakstelling coördinator accommodatiebeheer

  • De uitvoering van het onderhoud van de accommodatie, voor zover dit tot de taakstelling van Urmondia behoort.
  • Afstemming met MSU over het overige onderhoud onder directe verantwoordelijkheid van MSU.
  • Het (laten) plegen van de dagelijkse onderhoudswerkzaamheden aan het sportcomplex in overleg met de werkgroep onderhoudsbeheer.
  • Het onderhouden van de kontakten met de leveranciers en de uitvoerders van onderhoudscontracten, rechtstreeks gesloten door Urmondia.
  • Het onderhoud van de aanwezige technische materialen waaronder ook (verplaatsbare) doelen, netten, hoek- en scheidsrechtersvlaggen.
  • Het inkopen van nieuwe technische materialen.
  • De uitvoering van het terreinbeheer ter voorbereiding en ondersteuning van trainingen en wedstrijden, in overleg met MSU.
  • Verantwoordelijk voor de bouwtechnische instandhouding van het complex Molenpark en de hierop aanwezige technische materialen.
  • Verantwoordelijk voor het beheer van de budgets, die hierop betrekking hebben.
  • Het jaarlijks aanbieden van meerjarenplannen voor het groot en klein onderhoud van terreinen, opstallen en materialen aan AB en MSU.
  • Zorgdragen voor een goed functioneren van de maatregelen, genomen in het kader van de inbraakpreventie.
  • Afstemming met terreinmeester.
  • Is verantwoordelijk voor het beheer van alle sleutels.
  • Geeft sleutels uit na toestemming van het bestuur.
  • Draagt zorg voor inname van sleutels.
  • Zorgt dat hiervoor een goede administratie bijgehouden wordt waarbij er getekend moet worden voor elke uitgave en inname.
  • Dient ieder jaar een begroting in voor de kosten welke gemaakt moeten worden om bovengenoemde taak in te kunnen vervullen.
  • Ziet erop toe dat de medische hulpmaterialen up to date zijn (via derden/masseur).
  • Ziet erop toe dat de EHBO trommels voldoende gevuld zijn.
  • Ziet erop toe dat de brancard te allen tijde beschikbaar is.
  • Ziet erop toe dat AED operationeel is.

4.5 Taakstelling Coördinator Voetbaltechnische Zaken Senioren

  • Doorgeven van noodzakelijke competitie-informatie voor het nieuwe seizoen aan de KNVB.
  • Onderhouden van contacten met de KNVB.
  • Verzorgt het tijdig inschrijven van de teams bij de KNVB.
  • Coördineert overschrijvingen van spelers van en naar de vereniging. C
  • oördineert de gang van zaken rond het voetbal binnen de vereniging.
  • Verantwoordelijk dat de teams voldoende materialen ter beschikking hebben om te kunnen trainen en wedstrijden te kunnen spelen waaronder tenue’s, ballen, hesjes en pionnen.
  • Voert overleg met de Jeugdcoördinator over de aanschaf van de benodigde wedstrijd- en trainingsmaterialen waaronder tenue’s , ballen , hesjes en pionnen.
  • Verantwoordelijk voor de voetbaltechnische opleiding en begeleiding binnen de vereniging en het aantrekken van de hiervoor benodigde trainersstaf, evenals de hiermede samenhangende sportmedische zorg.
  • Leiding geven aan de voetbaltechnische zaken.
  • Coördineert het prestatiegerichte voetbal binnen de vereniging.
  • Coördineren van het beheer van de financiële middelen (materialen, gratis consumpties, trainingskampen, nevenactiviteiten, zaaltrainingen etc.), die hiervoor aan de selectie beschikbaar zijn gesteld.
  • Coördineren van werving en de introductie van nieuwe trainercoördinatoren, sectietrainers.
  • Coördineren van de inspanningen, die geleverd moeten worden om een goed overleg tussen spelers, kader en bestuur over het prestatieve voetbal gaande te houden.
  • Bestuurlijk verantwoordelijk voor de aanstelling van de trainersstaf, die uitvoering geeft aan de voetbaltechnische begeleiding binnen de vereniging.
  • Het beheer en onderhoud van de voetbaltechnische materialen.
  • Draagt er zorg voor dat, zowel de begeleiding als de spelers, in representatieve kleding op het veld kunnen verschijnen.
  • Draagt, via de begeleiders, zorg voor kwaliteit van de door de vereniging verstrekte kleding, tassen materialen ed.
  • Beoordeelt of kleding herstelt dan wel vervangen dient te worden.
  • Ziet erop toe dat in gebruik gegeven kleding terug gegeven wordt aan de vereniging.
  • Adviseert het Bestuur bij het aanstellen van trainers.
  • Monitort de kwaliteit van de trainers.
  • Is aanspreekpunt voor de trainers en elftalleiders.
  • Maakt z.s.m. na sluiting van de overschrijvingsperiode een concept trainingstijdenrooster.
  • Organiseert de indeling van de selectieteams senioren en overige seniorenteams in overleg met de verantwoordelijke trainers.
  • Draagt er zorg voor dat ieder team een begeleider en een grensrechter heeft.
  • Geeft bovenstaande indelingen door aan het Bestuur. Na goedkeuring zal de wedstrijdsecretaris de informatie aan de KNVB doorgeven.
  • Informeert het AB jaarlijks over de aan te schaffen materialen zoals ballen, kleding.
  • Overlegt over aanvangstijden thuiswedstrijden met teamleiders en geeft dit door aan de wedstrijdsecretaris.
  • Ziet erop toe dat wedstrijden welke buiten de reguliere competitie worden gepland worden doorgegeven aan de kantinebeheer en het wedstrijdsecretariaat.
  • Ziet er, via de trainers en begeleiders, op toe dat de spelers zich op de velden en in de kleedkamers naar behoren gedragen. Na de trainingen en wedstrijden worden de kleedkamers veegschoon achter gelaten.
  • Reserveert tijdig een sporthal of en andere voorziening voor die groepen, die in de wintermaanden elders moeten trainen i.v.m. de gesteldheid van de trainingsaccommodatie en deelt dit vooraf mede aan het bestuur.
  • Wijst scheidsrechters aan bij wedstrijden waarvoor door het bondsbureau geen scheidsrechters zijn aangewezen.
  • Adviseert het Bestuur bij het aanstellen van verzorgers.
  • Monitort de kwaliteit van de verzorgers.
  • Informeert het Bestuur jaarlijks over de aan te schaffen materialen ten behoeve van de verzorging.
  • Is aanspreekpunt voor de KNVB wat betreft alle wedstrijdzaken.
  • Geeft via sportlink de elftalopgave door aan de KNVB. Doet dit z.s.m. na de overschrijvingsperiode, na goedkeuring van het bestuur.
  • Geeft eventuele verplichte of vrijwillige elftalwijzigingen door aan de KNVB.
  • Wijst velden en kleedkamers toe ten behoeve van de geplande wedstrijden of toernooien.
  • Wijst, indien beschikbaar, scheidsrechters toe ten behoeven van de geplande wedstrijden.
  • Communiceert alle wedstrijden naar de trainers, leiders en kantinebeheer.
  • Het doorgeven van alle wedstrijdinformatie aan de leiders.
  • Communiceert andere relevante KNVB informatie (bijvoorbeeld schorsingen ) aan trainers en andere betrokkenen.
  • Geeft tijdig afgelastingen door aan leiders, scheidsrechters, de tegenpartij en kantinebeheerder. Doet dit in overleg en samenwerking met de consul en/of de wedstrijdsecretaris.
  • Controleert en verstuurt de wedstrijdformulieren tijdig aan bond.
  • Adviseert bij en is verantwoordelijk voor verzending van strafrapporten naar de KNVB.
  • Geeft de uitslagen door aan KNVB.
  • Ziet erop toe dat elk team beschikt over voldoende rode en blauwe strafformulieren beschikt.
  • Ziet erop toe dat deze formulieren  tijdig  worden verzonden worden aan de KNVB.
  • Plant oefenwedstrijden, na overleg met de desbetreffend leider(s).
  • Adviseert  met betrekking tot tuchtzaken.
  • Onderhoudt een kwantitatief en kwalitatief voldoende scheidsrechtersbestand door middel van werving en behoud.
  • Wijst scheidsrechters aan bij wedstrijden waarvoor door het bondsbureau geen scheidsrechters worden aangegeven.

4.6 Taakstelling Coördinator Jeugd

  • Coördineert het functioneren van de jeugdafdeling.
  • Uitvoering (laten) geven aan de jeugdorganisatie, zoals dat door het AB is vastgelegd.
  • Coördinatie Samenwerking Jeugd Urmondia/IVS.
  • Draagt zorg voor het competitieverloop binnen de jeugdafdeling.
  • Afstemmen voor de uitvoering van bepaalde nevenactiviteiten binnen de jeugdafdeling in samenwerking met de ACCU.
  • Coördinatie van overleg met jeugdleden en hun ouders.
  • Coördinatie van het organiseren van het vervoer naar wedstrijden.
  • Mede vorm geven aan een toereikend kaderbeleid (kaderwerving, kaderbehoud, waarderingsbeleid) voor jeugdleiders en vrijwilligers actief bij de jeugdafdeling.
  • Verstrekt informatie aan PR werkgroep betreffende PR activiteiten, die plaatsvinden in relatie met het jeugdgebeuren.
  • Onderhoudt de externe kontakten met instanties, in zoverre ze van belang (kunnen) zijn voor de jeugdafdeling.
  • Dient jaarlijks begrotingsvoorstel in bij AB voor jeugdzaken.
  • Geeft leiding aan de uitvoering van het jeugdbeleid en de organisatie van de jeugdafdeling binnen de door het AB vastgestelde richtlijnen en financiële middelen.
  • Geeft leiding aan de bijeenkomsten  met jeugdleiders.
  • Coördinatie van de werving en introductie van nieuwe jeugdleiders.
  • Afstemming van het benodigde kader voor de jeugdafdeling in overleg met de coördinator Voetbaltechnische Zaken Senioren.
  • Vertegenwoordigt de jeugdafdeling extern.
  • Verzorgt de correspondentie met leden, ouders, andere verenigingen en de KNVB inzake het jeugdgebeuren.
  • Brengt de ingekomen documenten ter kennis van de jeugdleiders en handelt hiermee naar de bevindingen van de jeugdleiders.
  • Stelt het jaarverslag van de jeugdafdeling op voor de te houden ALV.
  • Aanspreekpunt voor trainers, ouders en begeleiders.
  • Beoordeelt, in samenwerking met de coördinator, technische zaken jeugd en de capaciteiten van spelers.
  • Zorgt voor werving van begeleiders.
  • Begeleidt en instrueert begeleiders.
  • Is aanspreekpunt voor de begeleiders voor niet voetbaltechnische zaken
  • Is aanspreekpunt voor de ouders van de spelers voor zaken die niet behoren tot de verantwoordelijkheid van de begeleider/trainer.
  • Treedt op als intermediair bij problemen tussen spelers, trainer/begeleider, ouders.
  • Stimuleert het houden ouderavonden.
  • Bepaalt,  in overleg met de coördinator technische zaken jeugd, mede welke speler de capaciteit heeft om in welk team te spelen.
  • Maakt in overleg met trainers, begeleiders en coördinator technische zaken jeugd de teamindeling voor het nieuwe seizoen.
  • Onderhoudt samen met de coördinatoren jeugdteams contacten met ouders van spelers.
  • Zorgt voor werving van jeugdtrainers en coördinatoren jeugdteams.
  • Reserveert tijdig een sporthal of en andere voorziening voor die groepen, die in de wintermaanden elders moeten trainen i.v.m. de gesteldheid van de trainingsaccommodatie.

4.7 Taakstelling coördinator Public Relations, Communicatie en Sponsoring Leiding geven aan PR en communicatie.

 

  • Coördineert het sponsorgebeuren binnen de vereniging in overleg met de penningmeester.
  • Coördineert het werken aan de goede naam en faam van de vereniging, evenals de vereniging in deze zin extern vertegenwoordigen.
  • Draagt zorg voor goede functionele contacten met sponsoren en sympathisanten van de vereniging.
  • Behartigt de belangen van de Club van Broodjes in overleg met de penningmeester.
  • Creëert  een breed draagvlak binnen de vereniging voor alle sponsoractiviteiten.
  • Betrekt de bestaande sponsoren bij de vereniging.
  • Vernieuwt en breidt het sponsorbestand uit.
  • Houdt in stand en breidt uit het ledenaantal van de club van ……
  • Int de sponsorgelden.
  • Realiseert de sponsoring van de unieke tenuelijn.
  • Realiseert de procedures voor het verkrijgen, opstellen en plaatsen van artikelen en informatie op de website.
  • Is verantwoordelijk voor de plaatsing van nieuwe reclameborden. Doet dit in opdracht van de sponsorcommissie.
  • Is verantwoordelijk voor de verwijdering en afvoer van reclameborden. Doet dit in opdracht van de sponsorcommissie.
  • Is verantwoordelijk voor het schoonmaken en onderhoud van de reclameborden en andere reclame-uitingen.

4.8 Taakstelling Coördinator activiteiten

  • Vorm geven aan de activiteitenkalender binnen de vereniging en het aanbieden van deze activiteitenkalender per seizoen aan het AB.
  • Hiervoor zal deze bestuurder trachten per (terugkerende) activiteit een groepje vrijwilligers te werven, die deze activiteit vorm willen geven en met deze bestuurder regelmatig van gedachten wisselt over de afstemming van het nevenactiviteitenprogramma van ieder nieuw seizoen, evenals de haalbaarheid van nieuwe activiteiten.
  • Overlegt met de penningmeester over niet voorziene kosten, verbonden aan bepaalde nevenactiviteiten.
  • (Laten) opzetten van draaiboeken van alle nevenactiviteiten.
  • Evalueert alle plaatsgevonden nevenactiviteiten.
  • Stemt af met ACCU.

4.9 Taakstelling Bestuurder kantinebeheer

 

  • De coördinator kantinebeheer geeft leiding aan het Kantinebeheer en aan de uitvoerders kantinebeheer. Voor alle kantineactiviteiten, die niet voortkomen uit bestuurlijke afspraken of niet plaatsvinden vanuit het trainings- of competitiegebeuren, dient vooraf toestemming te worden gevraagd aan de coördinator kantinebeheer.
  • Jaarlijks aanbieden aan het AB ter goedkeuring een overzicht van de omzet en de kosten van het afgelopen seizoen, evenals een voorstel met betrekking tot het consumptiepakket en eventuele prijsaanpassingen voor het nieuwe seizoen.
  • Het laten uitvoeren van een regelmatige controle op de inkoop en voorraadvorming.
  • Verantwoordelijk voor de hygiëne en de veiligheid in de kantine.
  • Draagt zorg voor een toereikende uitvoering van het kantinegebeuren, waaronder de inkoop, de personele bezetting in de kantine, de zorg voor hygiëne en veiligheid en het verwerken van de geldstromen.
  • Door middel van tijdige inkoop er zorg voor dragen dat er voldoende consumptieartikelen voorradig zijn voor de verkoop.
  • In overleg met de penningmeester de verkoopprijzen van de artikelen bepalen.
  • Het samenstellen van een prijzenlijst en deze duidelijk leesbaar in de kantine ophangen.
  • Houdt boekhouding bij van de in- en verkopen.
  • Controleert nota’s op correctheid.
  • Kasgelden worden regelmatig op de bankrekening gestort.
  • De penningmeester wordt regelmatig op de hoogte gehouden van de stand van zaken.
  • Het werven van mensen die bereid zijn om een bijdrage te leveren aan de bezetting van de kantine.
  • Het voldoende instrueren van deze kantinemedewerkers.
  • Het opstellen van een schema voor de bezetting van de kantine en deze tijdig publiceren.
  • Er zorg voor dragen dat er voldoende opgeleide en gediplomeerde medewerkers zijn.
  • Ervoor zorgen dat de kantine tijdig wordt geopend en gesloten.
  • Zorgen voor orde, netheid en een goede sfeer in de kantine.
  • Tijdens wedstrijden ervoor( laten) zorgen dat er tijdig thee beschikbaar is voor de
  • spelers en scheidsrechter(s).
  • Voor en na afloop van de wedstrijd verstrekking van een (gratis) consumptie aan scheidsrechters en begeleiders.
  • Verantwoordelijk voor de juiste inning en de afdracht van de binnenkomende gelden.
  • Veegschoon achterlaten van kantine en keuken.
  • De hygiëne in de keuken bewaken.

4.11 Taakstelling Wedstrijdsecretaris Junioren

  • Zorgdragen voor de administratieve organisatie van het wedstrijdgebeuren van de jeugdwedstrijden.
  • Contacten met de leiders van de elftallen, de terreinbeheerders en het kantinebeheer om het wedstrijdgebeuren bij de junioren in goede banen te leiden.
  • (Laten) verzamelen en versturen van de wedstrijdformulieren van de juniorenelftallen naar de KNVB.
  • Onderhouden van de contacten met de verenigingen en scheidsrechter met betrekking tot het wedstrijdgebeuren bij de teams.
  • Verantwoordelijk voor het toepassen van de procedures rond afgelastingen.
  • Direct aanspreekbare AB lid is de Coördinator Jeugdzaken

4.12 Taakstelling Hoofd jeugdopleiding

  • Bewaken van de kwaliteit van de voetbalopleiding binnen de jeugdafdeling in de breedste zin van het woord.
  • Samenstellen van de jeugdteams in overleg met de selectietrainers.
  • Rapporteert aan de bestuurder Jeugdzaken zaken.
  • Betrokkene zal een ‘mentor’ functie vervullen naar nieuwe instromende jeugdtrainers. Toereikende verstrekking van informatie maakt hier deel van uit.
  • Bewaken van de afgesproken harmonisatie en de voetbaltechnische lijnen binnen de jeugdopleiding.
  • Realisatie van een toereikende doorstroming van jeugdleden via een gestructureerde interne scouting om de voetbaltechnische ontwikkeling van de jeugdleden te bevorderen.
  • Gaande houden van een continue overlegstructuur om de jeugdopleiding te optimaliseren.
  • Vervullen van de functie van jeugdcoördinator naar de KNVB toe, en alle externe instanties.
  • Bepaalt in overleg met de betreffende trainers en of begeleiders mede welke speler de capaciteit heeft om in welk team te spelen.
  • Maakt in overleg met trainers, begeleiders de teamindeling voor het nieuwe seizoen.
  • Onderhoudt samen met de coördinator Jeugdzaken contacten met ouders van spelers.
  • Zorgt mede voor werving van jeugdtrainers en coördinatoren jeugdteams
  • Instrueert de trainers over de te volgen trainingsmethodieken en ziet hierop toe.
  • Stelt samen met de trainers trainingsprogramma´s vast per leeftijdscategorie.
  • Stelt per leeftijdscategorie vast welke vaardigheden de spelers moet worden aangeleerd.
  • Geeft aan de hand van schema´s en voorbeeldtrainingen
  • Begeleidt en instrueert begeleiders.
  • Zorgt voor een goede overgang van de junioren naar de senioren.
  • Stelt samen met de trainers trainingsprogramma´s vast per leeftijdscategorie.

4.13 Taakstelling Terreinbeheerder

  • Zorgen voor goede belijning en netten, zodat de velden speelklaar zijn.

4.14 Taakstelling medewerkers Onderhoudswerkgroep

  • Elke week de vuilnisbakken ledigen en het zwerfvuil op het complex opruimen.
  • Kleine herstelwerkzaamheden uitvoeren.
  • Beregenen van velden conform schema.
  • Melden van geconstateerde onregelmatigheden bij de accommodatie.

4.15 Taakstelling Jeugdleiders

  • In bewerking.

4.16 Taakstelling Kantinebeheer

  • In bewerking.

4.17 Taakstelling Kantinemedewerkers

  • In bewerking.

4.18 Taakstelling grensrechters

  • In bewerking.

4.19 Taakstelling Elftalleiders

  • In bewerking.

4.20 Taakstelling Schoonmaakploeg

  • Wekelijkse schoonmaakwerkzaamheden van gehele kantine inclusief keuken.
  • Wekelijkse schoonmaakwerkzaamheden van de kleedkamers.
  • Totaalreiniging incl. ontkalken toiletgroepen.
  • Totaalreiniging keuken/bar excl. apparatuur en binnenzijde(koel)kasten.
  • Schoonmaak houtwerk binnenzijde gevel.
  • Glasbewassing binnen en buitenzijde.

4.21 Taakstelling Ledenadministrateur

  • Verzorgt de ledenadministratie van de vereniging.
  • Beheer administratieve gegevens leden (nieuwe leden, opzeggingen en mutaties).
  • Het verzorgen van overschrijvingen.
  • Verstrekken van spelerspassen.
  • Opvragen pasfoto van spelers als nieuwe spelerskaart nodig is.
  • Het muteren, aanmelden en afmelden van (actieve) leden in de KNVB verenigingsadministratie.
  • Het aanleveren van gegevens aan de penningmeester t.b.v. inning contributiegelden.
  • Zorgdragen voor tijdige informatieverstrekking binnen de vereniging., de ledenadministratie aangaande

Begeleiding vrijwilligers

5.1 Verzekering

  • De vereniging draagt zorgt voor een adequate verzekering (geregistreerde) voor vrijwilligers welke collectief via de KNVB en de gemeente wordt verzorgd.

5.2 Vrijwilligersbijdrage

  • Op grond van door het AB te beslissen criteria kan aan vrijwilligers een jaarlijkse vrijwilligersvergoeding ter hoogte van maximaal het fiscaal toelaatbare bedrag toekennen. Deze bedragen worden opgenomen in de jaarlijkse begroting en hierover wordt in de ALV verantwoording afgelegd.

5.3 Communicatie

  • De reguliere communicatie t.a.v. wedstrijden , uitslagen en verslagen wordt gecoördineerd door de betreffende elftalbegeleiders van senioren en jeugd.
  • Dat wat hiervoor nodig is om op de website te publiceren wordt doorgegeven aan de webmaster. Deze toetst op structuur, taalfouten en taalgebruik. In principe vindt geen correctie op inhoud plaats ten zij hierbij het in diskrediet brengen van de verenging of personen aan de orde is. Alvorens al dan niet plaatsen en verdere acties vindt hierover overleg plaats met de voorzitter.

5.4 Waardering vrijwilligers

  • Naast aandacht in woorden en  geschrift bepaald het bestuur ieder jaar de mate van blijk van waardering van de medewerkers waarvoor kosten in de begroting worden opgenomen. Te denken valt aan een kerstattentie en de jaarlijkse kaderavond aan het einde van het seizoen.
  • Het is aan het AB om bij het afscheid nemen van vrijwilligers te bezien of hiervoor een afscheidsattentie aan de orde is.