Urmondia is een vereniging. Een vereniging kent leden. De definitie van leden is:
“Zij die deel uitmaken van een organisatie, gemeenschap, gezamenlijke onderneming of andere groep”.
Het is dus niet dat je aan Urmondia betaalt voor het leveren van een dienst. Nee je maakt deel uit van onze Urmondia gemeenschap. En zoals het in iedere gemeenschap, thuis, school, werk etc. behoort heeft daar iedereen zijn taken. Zo is het ook bij Urmondia: door aanvaarding van je lidmaatschap maak je deel uit van onze gemeenschap en heb je dus ook te maken met verdeling van taken. Meer concreet: iedere ouder van een jeugdlid tot en met 15 jaar of ieder lid vanaf 15 jaar heeft een aantal taken per jaar uit te voeren.
Wij kunnen je inplannen een a twee keer per jaar, rekening houdend met je interesses en vaardigheden. Die kun je kenbaar maken, dan houden we daar rekening mee. Maak je ze niet kenbaar, dan plannen we je in zoals wij denken dat dit kan. Wellicht dat het bij een keer per jaar blijft, wellicht wordt het twee keer.
Tuurlijk kan het voorkomen dat je niet kunt of de werkzaamheden liggen je echt niet dan zoeken we samen naar een andere taak.
Wanneer iemand geen taak verricht ten behoeve van de vereniging, ook niet na een eventueel overleg met het bestuurslid vrijwilligerstaken dan heeft het bestuur het recht om het jaar nadien van dit lid 10% meer contributie te vragen. De boete varieert voor het nu lopende boekjaar, volgend boekjaar te betalen dus van 12 euro bij ouders van jeugdleden tot 20 euro bij spelende senioren. Het is niet de bedoeling van het bestuur om veel boetes uit te delen. We willen overtuigen en iedereen meekrijgen in enkele vrijwilligerstaken per jaar.
Bovenstaande maatregel is bedoeld als een hulpmiddel bij het vinden van voldoende mensen voor diverse aan de vereniging gerelateerde taken. Het bestuur probeert mensen te overtuigen van het feit dat vrijwilligerstaken noodzakelijk zijn. Vrijwilligers zijn noodzakelijk voor het functioneren van de vereniging. Het is aan het bestuur om deze vrijwilligers telkens weer met respect en met waardering te benaderen.
Door ondertekening van het aanmeldingsformulier of door de enkele betaling van de contributie verklaar je akkoord te gaan met dit vrijwilligersbeleid van Urmondia.
Vastgesteld op de jaarvergadering van Urmondia op 27 juni 2021.
DECEMBER 2014, aangepast oktober 2024
Dit document beoogt niet volledig te zijn maar is een groeidocument. Met regelmaat zullen aanvullingen, herzieningen plaatsvinden, te beoordelen door het Algemeen Bestuur (AB). Het document is openbaar en beschikbaar via de website. De laatste aanpassing dateert van 2024.
1 DOELSTELLINGEN RKVV URMONDIA
Uit het beleidsplan KNVB:
En meer in het bijzonder voor Urmondia:
We willen, zeker voor onze jeugd en jeugdige senioren een maatschappelijke rol vervullen in onze dorpsgemeenschap. We doen dit op basis van en met inzet van heel veel vrijwilligers. De basis van een goed functionerende voetbalvereniging wordt gevormd door de vrijwilligers. Taakomschrijvingen zijn belangrijk voor zowel behoud als werving van vrijwilligers. Een taakomschrijving vergroot de duidelijkheid wat van vrijwilligers verwacht mag worden. Het geeft aan wie precies wat doet en wie verantwoordelijk is voor bepaalde zaken. Een taakomschrijving geeft inzicht in wat iemand moet kunnen en willen om de betreffende functie uit te oefenen. Als je een functie als vrijwilliger uitoefent betekent het dat je dit vrijwillig doet maar het betekent niet dat het ook vrijblijvend is. In deze notitie wordt aangegeven wat voor de meest voorkomende functies in een voetbalvereniging de taken en verantwoordelijkheden zijn. Natuurlijk is het mogelijk dat bepaalde functies door meer dan één vrijwilliger of dat meerdere functies door één persoon worden uitgevoerd. Kortom, het gaat hier om standaardomschrijvingen die op basis van afspraken op de maat van de vrijwilliger kunnen worden gemaakt. Verder gaan de omschrijvingen ervan uit dat de functies niet solitair worden uitgevoerd maar telkens in samenwerking met een aantal andere personen binnen de vereniging (gedeelde verantwoordelijkheid). Ook kunnen/moeten verbindingen worden gelegd tussen functies binnen het senior- en het jeugdbeleid. Voetbaltechnische zaken zijn natuurlijk bij uitstek het voorbeeld waarbij een verstrengeling van werkzaamheden moet plaatsvinden. Verder zullen we geen geldelijke vergoedingen koppelen aan voetballen of vrijwilliger zijn bij Urmondia tenzij hierover in het AB expliciet besluiten worden genomen.
2 Organisatie en beleid
2.1 Algemeen
De organisatie van de vereniging RKVV URMONDIA kent een open structuur en een open transparante communicatie naar kaderleden, vrijwilligers, leden, ouders van jeugdleden, sympathisanten, sponsoren en externe instanties en is volledig gebaseerd op vrijwilligers behoudens de functies waarvoor expliciet een overeenkomst wordt vastgelegd.
In de organisatie is de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de taken stevig gedelegeerd naar kaderleden/vrijwilligers waarbij wel steeds zo nodig verantwoording aan het AB wordt afgelegd, welke op hun beurt weer verantwoording aflegt aan de Algemene Leden Vergadering, de ALV. De wijze waarop, is in het Huishoudelijk Reglement en Statuten vastgelegd.
De taakstelling van iedere vrijwilliger wordt zo duidelijk mogelijk aangegeven. Het uitvoeren van deze taken vindt bovendien altijd plaats in samenhang met het kunnen beschikken over de financiële middelen, die daarvoor bestemd zijn, vastgelegd in de jaarlijkse begroting welke de door de ALV is goedgekeurd.
2.2 Zeggenschap
De primaire zeggenschap binnen de vereniging ligt bij de leden in de ledenvergadering, die minstens eenmaal per jaar, door het Algemeen Bestuur bijeen wordt geroepen.
Op deze bijeenkomsten moeten minimaal besluiten genomen worden over:
Alle leden hebben toegang tot de ALV en hebben daarin ieder een stem.
De vereniging is er voor haar leden. De behoeften en interesses van de meerderheid van de leden staan hierbij centraal.
2.3 Structuur
De vereniging kent naast de ledenvergadering, als hoogste besluitorgaan het Algemeen Bestuur (het AB).
Dit AB is verantwoordelijk voor de totale organisatie van de vereniging, evenals de besluiten die hiervoor genomen moeten worden.
Er zijn verder uitvoerende niveaus binnen de organisatie van de vereniging in te stellen door het AB, in ieder geval Jeugdafdeling, Voetbaltechnische Zaken Senioren . Het AB benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.
2.4 Het Algemeen Bestuur
Onder het Algemeen Bestuur valt:
Het Algemeen Bestuur vergadert ten minste 10 maal per jaar volgens een vooraf vastgesteld rooster. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 3 (tenzij anders in de statuten is bepaald) leden van het bestuur dat wensen. Het bestuur vergadert in principe op de 1ste woensdag van de maand.
Uitvoerende taken:
Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Over personen wordt schriftelijk gestemd tenzij unaniem anders wordt besloten, terwijl over zaken mondeling gestemd kan worden. Besluiten worden bij meerderheid van stemmen genomen.
Het AB staat voor het uitvoeren van het bestuurlijke, financieel beleid en voetbaltechnische beleid van de vereniging en neemt alle beslissingen in hoofdlijnen, die er toe leiden dat dit tot tevredenheid van de leden gebeurt en zoals bepaald door de ALV.
Het AB functioneert op basis van een doorlopende besluitenlijst en actiepuntenlijst, vast te leggen door de Secretaris. Samenvattingen van de genomen besluiten kunnen worden gepubliceerd op de website van Urmondia.
Delegeren van verantwoordelijkheden vindt in ruime mate plaats. Om deze reden is het belangrijk dat er een logische taakverdeling is en een goede beschrijving van alle taken vastligt. Voor een uniforme beleidsvoering en een toereikende coördinatie is het belangrijk dat besluiten rond beleid zo veel als mogelijk unaniem genomen worden en de uitwerking ervan te delegeren. Dit lukt alleen indien permanent een voldoende openheid naar kader en leden wordt betracht.
Het AB is verantwoordelijk voor een toereikend wervings- en waarderingsbeleid voor vrijwilligers. Het is tevens verantwoordelijk voor alle externe contacten.
Voor het aangaan van contracten en duurdere aankopen boven € 1500,00 zijn steeds twee handtekeningen of een genotuleerd bestuursbesluit noodzakelijk tenzij anders besloten, zoals inkoop voor kantine.
Ieder lid van de vereniging, evenals externe belanghebbenden, kunnen overleg plegen met het AB op een van haar bijeenkomsten. Telefonische aankondiging hiervan vooraf is, in verband met een eventuele voorbereiding hierop, aan te bevelen.
2.5 Dagelijks Bestuur (DB)
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het (laten) uitvoeren van de beleidsvoorbereidende werkzaamheden en het (laten) uitvoeren van de door het AB genomen besluiten, in zoverre de uitvoering hiervan niet bij één van de AB-leden is neergelegd.
Dit betekent in de praktijk:
Het dagelijks bestuur bestaat uit minimaal 3 personen: In 2024 is de onderverdeling:
Het DB komt – buiten de maandelijkse vergaderingen - bijeen indien dit noodzakelijk wordt geacht.
De voorzitter, secretaris en penningmeester vertegenwoordigen de vereniging in juridische zin.
Ieder lid van de vereniging, evenals externe belanghebbenden kunnen overleg plegen met het DB op een van haar bijeenkomsten. Telefonische aankondiging hiervan vooraf is, in verband met een eventuele voorbereiding hierop, aan te bevelen.
2.6 Commissies/werkgroepen
Voor bepaalde werkzaamheden kan het AB een aparte commissie c.q. werkgroep instellen met daarbij het aangeven van taken en bevoegdheden .
Alle commissies en werkgroepen rapporteren aan het AB via het doorsturen van de notulen van hun bijeenkomsten, rapporten dan wel verslaglegging.
Het AB rapporteert aan de betreffende commissies via hun vertegenwoordiger in het AB, alsmede via de door het AB gehanteerde doorlopende besluitenlijst.
DAGELIJKS BESTUUR
Voorzitter |
Hub Verhoef |
Secretaris |
Raoul Smeets |
Penningmeester |
Roy Demandt |
Activiteiten |
Robin Kleintjes |
ASSISTENT BESTUURSLEDEN
Coördinator Accommodatiebeheer |
Jack Bergevoet/Ger Storcken |
Coördinator Jeugdzaken |
Robin van de Wal |
Coördinator Voetbaltechnische Zaken |
Mark Golsteyn |
Coördinator Sponsoring |
Vacature |
Coördinator Sponsorzaken | Hub Verhoef |
Coördinator Contributiezaken | Ghislaine Vrancken |
Elke (assistent) bestuurder is tevens coördinator bij de uitvoering van de aan hem toebedeelde werkzaamheden/taken
WEDSTRIJDSECRETARIAAT
Wedstrijdsecretaris senioren |
Daniek Penners |
Wedstrijdsecretaris jeugd |
John Bosch |
BEHEER ACCOMMODATIE, INVENTARIS EN MATERIALEN
Bestuurder beheer accommodatie |
Jack Bergevoet/Ger Storcken |
Vrijwilligers uitvoering en coördinatie onderhoud |
Thei Peerlings |
Vrijwilligers uitvoering terreinbeheer |
John Bons, Ger Storcken en John Bosch |
Schoonmaken kantine en keuken |
Margot Cox |
|
|
Wassen sporttenues | Sandra Hermans |
JEUGDZAKEN
Bestuurder jeugdzaken |
Robin van de Wal (assistent van Hoofdbestuur) |
Jeugdleidersbegeleiding |
Robin van de Wal |
VOETBALTECHNISCHE ZAKEN
Bestuurder voetbaltechnische zaken |
Mark Golsteijn |
Hoofdtrainer RKVV Urmondia |
Dave Bosch |
Masseur Fysiotherapeut Leiders U1 |
Joep Westbroek Maurice Hermans Daniek Penners |
Trainer U2 |
Robin Kempeners |
Begeleider U2 | Maurice Hermans |
Trainer U3 |
Frank Beckers |
Begeleider U3 |
Rob Peerlings |
Begeleiding Veteranen |
Jos Gransier |
Hoofd jeugdopleiding |
Robin van de wal |
Keeperstraining Grensrechters
|
Danny Klinkenberg aanstelling geschiedt door teams zelf |
PUBLIC RELATIONS EN COMMUNICATIE
Bestuurder PR en Communicatie |
Vacature: functie wordt waargenomen door AB met name door Robin Kleijntjes. Bestuur krijgt hulp van Hen Beuls. |
Webmaster Urmondia |
Wil Walraven |
CLUBSCHEIDSRECHTERS
De wedstrijden van UBC worden gefloten door seniorleden
NEVENAKTIVITEITEN
Bestuurder nevenactiviteiten |
Robin Kleijntjes |
Activiteitencommissie Jeugd (ACCU) |
Yvonne Teeuwen
Gino Schepers Jacco Teeuwen Elles Dassen Angelique Orie |
KANTINEBEHEER
Bestuurder kantinezaken |
Raoul Smeets |
Beheerders kantine |
John Dijks, Soraya Dijks |
Vrijwilligers kantine |
Anja Sliepen Natascha Simenon Tom Hamers Aniek Koehoorn |
VRIJWILLIGERSZAKEN
Bestuurder vrijwilligerszaken |
Hub Verhoef |
CLUBFOTOGRAAF ` Hen Breuls
EINDVERANTWOORDELIJK JEUGDTOERNOOIEN: John Bosch
WERVING VRIJWILLIGERS VOOR JEUGDTOERNOOIEN: Danny Klinkenberg
3 Functies bij Urmondia
3.1 Bestuur
3.2 Terreinbeheer
3.3 Jeugdzaken
3.4 Voetbaltechnische zaken senioren
3.5 Kantinebeheerder(s)
3.6 PR-media
3.7 Overig
4 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
4.1 Taakstelling voorzitter
4.2 Taakstelling secretaris
(Voor de bovengenoemde taken kan de secretaris zich door een ander laten vertegenwoordigen.)
4.3 Taakstelling penningmeester
4.4 Taakstelling coördinator accommodatiebeheer
4.5 Taakstelling Coördinator Voetbaltechnische Zaken Senioren
4.6 Taakstelling Coördinator Jeugd
4.7 Taakstelling coördinator Public Relations, Communicatie en Sponsoring Leiding geven aan PR en communicatie.
4.8 Taakstelling Coördinator activiteiten
4.9 Taakstelling Bestuurder kantinebeheer
4.11 Taakstelling Wedstrijdsecretaris Junioren
4.12 Taakstelling Hoofd jeugdopleiding/Jeugdcoördinator
4.13 Taakstelling Terreinbeheerder
4.14 Taakstelling medewerkers Onderhoudswerkgroep
4.15 Taakstelling Jeugdleiders
4.16 Taakstelling Kantinebeheer
4.17 Taakstelling Kantinemedewerkers
4.18 Taakstelling Grensrechters
4.19 Taakstelling Elftalleiders
4.20 Taakstelling Schoonmaakploeg
4.21 Taakstelling Ledenadministrateur
Begeleiding vrijwilligers
5.1 Verzekering
De vereniging draagt zorgt voor een adequate verzekering (geregistreerde) voor vrijwilligers welke collectief via de KNVB en de gemeente wordt verzorgd.
5.2 Vrijwilligersbijdrage
5.3 Communicatie
5.4 Waardering vrijwilligers
Naast aandacht in woorden en geschrift bepaald het bestuur ieder jaar de mate van blijk van waardering van de medewerkers waarvoor kosten in de begroting worden opgenomen. Te denken valt aan een kerstattentie en de jaarlijkse kaderavond aan het einde van het seizoen.